30 Prozent Effizienzsteigerung dank STEPS

Bei NH O-RING ist der Name Programm: Das 2015 gegründete Familienunternehmen mit Sitz im osthessischen Großenlüder hat sich ganz auf O-Ringe spezialisiert – kleine Dichtungselemente, die für zahlreiche Anwendungen in der Technik unverzichtbar sind. Sie sorgen zum Beispiel dafür, dass keine Luft von außen in ein Vakuum eindringt oder keine Schmierstoffe auslaufen. Als hochspezialisierter Fachhändler beliefert NH O-RING über 1.500 mittelständische Industriebetriebe mit O-Ringen jeder Größe, Farbe und Shorehärte. Das Angebot ist einzigartig: Aus mehr als drei Millionen Artikeln können Kunden ohne Mindestmenge bestellen. 90 Prozent der Produkte werden innerhalb von ein bis drei Tagen ausgeliefert. Um diesen exzellenten Service bieten zu können, braucht NH O-RING ein leistungsfähiges ERP-System.

Ausgangslage

Nach der Firmengründung setzte NH O-RING zunächst eine einfache Betriebsführungssoftware ein. Schnell zeigte sich jedoch, dass das System an seine Grenzen stieß. Prozesse wie die Angebotserstellung und Fakturierung liefen manuell ab, kosteten viel Zeit und waren unprofitabel. Weil eine gemeinsame Datenbasis fehlte, mussten die Mitarbeiter häufig untereinander Rücksprache halten. Das bremste nicht nur die Reaktionszeiten aus, sondern führte auch zu Inkonsistenzen und Fehlern. Bei mehr als drei Millionen O-Ringen mit über 500.000 Preisstaffeln im Sortiment war es schwer, den Überblick zu behalten und Kunden gegenüber schnell auskunftsfähig zu sein. Für Geschäftsführer Luke Williams war klar: „Um nachhaltig erfolgreich zu sein, ist ein leistungsstarkes und auf uns zugeschnittenes ERP-System ein absolutes Muss.“

Zielsetzung

NH O-RING hat den Anspruch, Kundenanfragen innerhalb von 30 Minuten qualitativ hochwertig zu beantworten und passende Angebote zu erstellen. Das kann nur gelingen, wenn das ERP den Mitarbeitern zeitaufwendige Aufgaben abnimmt und einen konsistenten Informationsfluss sicherstellt. Der Fachhändler suchte nach einer Lösung, die Automatisierungen mithilfe von Active Server Jobs ermöglicht, und stieß dabei auf STEPS. Die ERP + CRM Lösung von Step Ahead überzeugte die Spezialisten für Dichtungselemente. Luke Williams: „STEPS hat einen professionellen Eindruck auf uns gemacht und bietet alle Funktionen, die wir aktuell benötigen – und darüber hinaus.“

Besonderheit

Der Fachhändler deckt über das ERP-System sämtliche Geschäftsprozesse ab – vom Ein- und Verkauf über die Abwicklung und das Kunden- und Kontaktmanagement bis hin zum Controlling. Mit einer einzigen Lösung werden so alle Anforderungen erfüllt sowie rasche Kommunikationswege und optimierte Abläufe ermöglicht. Damit ist auch die Basis für rasantes Wachstum gelegt: Denn seit 2019 hat das Unternehmen seinen Umsatz um sagenhafte 500 Prozent gesteigert. Dank STEPS ließ sich diese Entwicklung mit lediglich zwei zusätzlich eingestellten Bürokräften stemmen.

ERGEBNIS

Die Einführung von STEPS erfolgte 2016 innerhalb von nur drei Monaten. Geschäftsführer Williams erinnert sich an einen planmäßigen und reibungslosen Ablauf. Aufwendig war lediglich die Datenaufbereitung, da ein neues ERP-System immer mit großen Umstellungen und Prozessbrüchen einhergeht. Die Mitarbeiter gewöhnten sich schnell an das System und freuten sich über die erhebliche Arbeitserleichterung. Luke Williams: „Unsere Erwartungen an die Software wurden voll und ganz erfüllt. Die Zeit, die wir für Aufträge und Angebote benötigen, hat sich im Vergleich zu früher halbiert. Die dadurch gewonnenen Kapazitäten können wir seitdem effektiver einsetzen.“

Dank STEPS arbeitet NH O-RING heute nahezu papierlos und hat die aufwendigsten Prozesse wie Fakturierung und Rückstandsauflösung automatisiert. Wartungsverträge zum Beispiel werden jetzt direkt im System angelegt und verwaltet. Basierend auf den Vertragsbedingungen und dem festgelegten Abrechnungszyklus generiert das ERP automatisch die Rechnungen und versendet sie an die Kunden. Das System verfolgt die Zahlungseingänge, gleicht sie mit den ausstehenden Rechnungen ab und generiert Benachrichtigungen für offene Posten.

Seit der Implementierung von STEPS 2016 hat NH O-RING die Software zusammen mit den Consultants von Step Ahead kontinuierlich an die eigenen Bedürfnisse angepasst. „Mit unserem aktuellen Stand sind wir hochzufrieden“, sagt Luke Williams. „Dennoch finden wir jeden Tag weitere Möglichkeiten, das System noch effizienter zu gestalten.“ Angetan ist der Geschäftsführer dabei vom direkten persönlichen Kontakt. Regelmäßig ist ein Step Ahead Consultant, der als fester Ansprechpartner fungiert, bei NH O-RING in Osthessen für einen ganzen Tag vor Ort. „Dadurch kennt er unser Unternehmen und unsere Abläufe bestens. Wir können uns zu hundert Prozent auf ihn verlassen und er gehört schon fast zu unserem Team. Diese Art der Zusammenarbeit ist super effizient.“

Weitere Vorteile:

• 50 Prozent mehr Aufträge können in der gleichen Zeit bearbeitet werden
• Mit 25 Prozent höherer Sicherheit werden Projekte gewonnen
• 30 Prozent Effizienzsteigerung bei administrativen Aufgaben
• 5 Prozent mehr Erlöse aus automatischer Faktura der Wartungsverträge
• Eliminierung von Fehlerquellen

AUSBLICK

Für die Zukunft hat sich NH O-RING ein klares Ziel gesetzt: skalieren, skalieren, skalieren. Dabei setzt der Spezialist für Dichtungselemente auf die etablierte ERP-Lösung. „Wir planen in nächster Zeit keine größeren Veränderungen am System“, sagt Luke Williams. „Aber wir werden gemeinsam mit Step Ahead weiter daran arbeiten, unser STEPS kontinuierlich an unsere Anforderungen anzupassen.“

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